הקמת סוכנות דיגיטלית באמצעות פלטפורת וורדפרס יכולה להיות משימה קשה, שכן מעבר מטריטוריה של "עסק קטן" אל חברה מבוססת בעלת עובדים רבים, זרימת עבודה ולקוחות חוזרים, עלול להרתיע. אבל  זו לא חייבת להיות חוויה קשה מכיוון שניתן להקים סוכנות מבוססת וורדפרס דיגיטלית מאפס במינימום התעסקות. במאמר זה נדון בהגדרת סוכנות מבוססת וורדפרס ובצעדים שמומלץ לנקוט כדי להקים סוכנות וורדפרס דיגיטלית.

סוכנות מבוססת וורדפרס היא סוג של סוכנות דיגיטלית המתמחה בתחום מסוים כגון מיני שירותים, שיווק, עיצוב אתרים, תחזוקת אתרים וכדומה. סוכנות מבוססת וורדפרס תלויה במערך הכישורים של חברי הצוות בסוכנות וכן בהיקף הרצוי של העסק. סוכנויות מורכבות ממספר עובדים בתפקידים שונים ויכולות להקיף שילוב מגוון של מעצבים ומפתחים, משווקים כמו גם כותבים ומנהלים. העובדים עשויים להיות ממוקמים כולם בתוך משרד אישי, לעבוד מרחוק מרחבי הארץ, או אפילו ממקומות שונים בכל רחבי העולם. שוב, זה תלוי רק בהעדפות של בעל הסוכנות. לבסוף, סוכנויות וורדפרס מצוידות בדרך כלל לטיפול במגוון לקוחות ומצבים. לרוב זה מבדיל אותם ממפתחי וורדפרס עצמאיים שמתמחים בתחום נישה או מציעים מגוון מצומצם של שירותים.

ברגע שמחליטים על הקמת סוכנות וורדפרס דיגיטלית, יש מספר צעדים עיקריים שצריך לנקוט:

1. החליטו על הנישה שלכם
לפני הכל יש להחליט על הנישה של סוכנות וורדפרס. מה בחברה שמבדל אותה מהמתחרים? זה המקום שבו יש להישען על הניסיון המצטבר: אם עבדתם כפרילנסר לפני כן, על אילו סוגי פרויקטים עבדתם הכי הרבה? אם עבדתם בעבר בסוכנות אחרת, מה היה תחום ההתמחות שלכם? נישות נפוצות עבור סוכנויות וורדפרס כוללות: עיצוב ופיתוח, ריבוי אתרים, תיוג לבן, תחזוקה, אבטחה, תמיכה. אפשר גם להתמחות ביותר מתחום אחד. עם זאת, כדאי שיהיה לכם מושג ברור אילו שירותים תציעו ואיזה סוג עובדים תצטרכו לשכור כדי לבצע אותם. לאחר מכן תוכלו לעבור לשלב המחקר. הסתכלו על מה שסוכנויות אחרות עושות,  כמה הם גובים עבור השירותים שלהם? אתם בהחלט רוצים שהתמחור שלכם יהיה תחרותי, אבל אתם צריכים גם לוודא שהמחירים שלכם הם ברי קיימא. באמצעות מידע זה תוכלו לגבש הערכה גסה של העלויות ההתחלתיות שלכם כמו גם העלויות החודשיות המשוערות שלכם, כולל את עלות העסקת עובדים. בשלב זה מתכננים יעדים עבור הסוכנות – סקיצה גסה של התוכנית העסקית והצהרת המשימה שלכם: פירוט של המוצרים והשירותים של החברה, סקירה של האופן שבו הסוכנות שלכם תפעל ביום יום, הצהרה לגבי מטרת הסוכנות שלכם (בעיקרון, הצהרת המשימה שלכם צריכה לפעול כהצהרה נועזת על מטרת סוכנות הוורדפרס שלכם). לבסוף, החליטו על שם חברה ובחרו שם דומיין טוב על פיו. אל תחסכו בצעד זה מכיוון שהוא ישמש בסיס לשאר העסקים שלכם.

2. עצבו את אתר הוורדפרס שלכם
לאחר שסיימתם את כל שלבי התכנון, תוכלו להתחיל לעבוד על אתר האינטרנט של סוכנות וורדפרס שלכם. זה מה שרוב הלקוחות הפוטנציאליים שלכם יתקשרו איתו תחילה, אז שקלו את זה כפורטפוליו העיקרי של הסוכנות שלכם. אתר הסוכנות שלך צריך לכלול: תיק עבודות אשר לא כולל רק את העבודה הטובה ביותר שלכם אלא גם פרויקטים המתאימים ביותר להצהרת המשימה שלכם. תיאורי מקרה – זה קצת מסובך עבור עסק מתחיל אשר אין לו עדיין ניסיון עשיר אולם ברגע שסיימתם פרויקט מוצלח או שניים מומלץ לכתוב באתר תיאור מקרה על החוויה. המלצות – בדומה לתיאורי מקרה, מומלץ לכלול המלצות באתר הסוכנות של לקוחות, אשר יתנו ללקוחות פוטנציאליים הצצה לאיך הייתה העבודה איתך. דף אודות – תיאור תמציתי במה עוסקת הסוכנות שלכם, מה אתם מציעים ומה מבדיל אתכם מהמתחרים שלכם (יתכן שתרצו לכלול חלק מהמידע הזה גם בדף הבית של האתר). יצירת הקשר קלה – כן, כדאי שיהיה לכם דף צור קשר מסורתי, אבל דף הכולל מספר דרכים ליצור איתכם קשר מגדיל את הסבירות שלקוחות פוטנציאליים ישתמשו בהן. מומלץ לכלול מספר טלפון בראש האתר ולהוסיף צ'אט בוט ששולח שאלות של לקוחות פוטנציאליים ישירות אליכם באמצעות הודעת טקסט. מומלץ גם להוסיף טופס יצירת קשר בדף הבית או בכותרת התחתונה של האתר. לפני שאתם משיקים את האתר שלכם באופן רשמי ודאו שפתרתם כל בעיה משפטית שיכולה לצוץ (לרבות רישיונות עסק סימני מסחר וכדומה).

3. הגדירו את התהליך היצירתי והטכני
למרות שלכל פרויקט תהיה זרימת עבודה משלו, עליכם להשקיע את הזמן מראש לפיתוח תהליכים יצירתיים וטכניים עבור הסוכנות שלכם על מנת למנוע כאבי ראש בהמשך הדרך ולצורך שמירת גישת מותג עקבית על פני מספר רב של פרויקטים, לקוחות ועובדים. כדי להתחיל, תצטרכו ליצור מדריך סגנונות המפרט באילו סטנדרטים כל עובד צריך לעמוד. זה יכול לכלול דברים כמו איך לגשת לאופטימיזציה של תמונות עבור אתרי הלקוחות, תוספים שאתם מעדיפים להשתמש בהם, כמו גם משאבים כגון שירותי מנויים, כלי עיצוב, כלי שיווק חברתי וכדומה. מומלץ גם ליצור זרימת עבודה שכל העובדים שלכם יוכלו לעקוב אחריה (מקל על העברת מידע ללקוחות אודות התקדמות הפרויקט שלהם). מומלץ מאוד להשתמש בכלי לניהול פרויקטים כדי לעקוב אחר המשימות של כולם ומה כל אדם בצוות צריך כדי להשלים את עבודתו. אם אתם צריכים לבצע רכישות, זה הזמן לעשות זאת: רכישת רישיונות סוכנות לערכות עיצוב ותוספים מועדפים של וורדפרס, כלי מעקב אחר זמן, תוכנות אוטומציה, כלי מפתחים וכל דבר אחר שיעזור לכם ולצוות שלכם לבצע את העבודה. לבסוף, תעדו הכל באופן יסודי כך כולם בצוות שלכם תמיד יודעים למה לצפות, היכן למצוא משאבים ואיך להעביר את ההתקדמות בצורה הטובה ביותר ללקוחות. כמו כן, תיעוד יסודי מקל מאד על הכנסת עובדים חדשים.

4. גיוס צוות
צעד חיוני נוסף בניסיון להקים סוכנות וורדפרס הוא לשכור צוות מוכשר. הצו הראשון שלכם בנושא זה הינו לעצב את מבנה הצוות שלכם ולהבין איזה סוג של תפקידים הוא צריך למלא. ודאו שאתם מגייסים אנשים חדשים שיוכלו למלא את התפקידים של השירותים שאתם מציעים ללקוחות שלכם. בזמן שאתם בונים את הצוות שלכם אתם עשויים לגלות שאתם זקוק לעזרה נוספת כדי לבנות את הצד התפעולי של הסוכנות: זה עשוי לכלול תפקידים כמו מנהל פרויקטים, מנהל מדיה חברתית או רכז הסברה.

5. שווקו את העסק שלכם והגדירו זרם הכנסה
לאחר שהשקתם את האתר שלכם ושכרתם צוות, לא נותר אלא לגדול. זה הזמן להתחיל להישען על מאמצי השיווק שלכם כדי למצוא לקוחות חדשים. ניתן לעשות זאת על ידי רכישת שטחי פרסום או כתיבת פוסטים אורחים בבלוגים בעלי פרופיל גבוה בענף שלכם. פרסום ברשתות חברתיות הוא תמיד רעיון טוב גם כן. תוכלו לעשות זאת ישירות על ידי שיווק השירותים שלכם שם, אבל אפשר לעשות זאת בצורה אותנטית יותר כדי למשוך תשומת לב ולמשוך צפיות ויראליות באמצעות סרטונים עבור TikTok או Instagram. פיתוח ה- SEO שלכם חשוב גם כן מכיוון שזה יביא תנועה אורגנית חדשה לאתר שלכם, במיוחד מלקוחות המחפשים את השירותים הספציפיים שלכם. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא באמצעות יצירת תוכן: כתבו פוסטים בבלוג המציעים מידע מועיל וכך תוכלו גם למקד מילות מפתח עבור הנישה שלכם. ייתכן שתרצו לשתף פעולה עם עסקים אחרים באזור שלכם כדי להגביר את המודעות למותג שלכם. השתתפות בקהילת וורדפרס היא גם רעיון טוב מכיוון שהיא מהווה מקור מהימן למוניטין שלכם. לבסוף, ייתכן שתרצו להישען על הכנסות חוזרות. למרות שזה אולי לא ישים עבור כל סוגי סוכנויות וורדפרס, אלו המתמחים בתחומי תמיכה ותחזוקה יכולים באמת לנצל את היכולת לבנות זרמי הכנסה חוזרים. לקוחות מרוצים ישלמו בשמחה עמלה מדי חודש כדי שהאתרים שלהם יצליחו.